Opvallen op een consistente manier? Een schrijfwijzer helpt!

Met een uitgekiende campagnestrategie val je voortdurend op de juiste manier op bij je doelgroep. Maar zichtbaarheid leidt pas tot resultaat, als je doelgroep begrijpt wat je wilt zeggen. Daarom moet je helder en vooral consistent communiceren. Wat je daarvoor nodig hebt is een schrijfwijzer. In deze blog lees je meer over nut en noodzaak.

Een schrijfwijzer geeft richting aan je manier van communiceren. Zoals een wegwijzer voorkomt dat je de verkeerde kant op gaat. Elke organisatie zou er eigenlijk een moeten hebben. Joëlle Janssen ondervroeg voor haar master bedrijfscommunicatie taalcoördinatoren van dertien  gemeentes wat ze doen om begrijpelijk met inwoners te communiceren. Ambtenaren staan immers niet bepaald bekend om hun heldere taalgebruik. “Ik verwachtte dat ze wel één lijn zouden volgen in hun taalkeuzes. Maar in tegendeel, er is veel verschil in wat ze doen.”

Janssen ontdekte dat veel communicatie op gevoel gebeurt, waardoor de consistentie ver te zoeken is. Alsof iemand bij verschillende gelegenheden steeds verschillende gezichten laat zien. Dat roept verwarring op. Een klein voorbeeld uit onze praktijk: bij het opfrissen van websites valt regelmatig op dat ‘je’ en ‘u’ door elkaar worden gebruikt. Dat komt slordig over en het roept de vraag op wat dit zegt over de afzender.

Met een schrijfwijzer borg je afspraken

De aanspreekvorm is maar één van de punten waarop een schrijfwijzer voor duidelijkheid zorgt. Je kunt net zo ver gaan als je zelf wilt. De schrijfwijzer van de gemeente Enschede bijvoorbeeld, telt 25 pagina’s. Er zit een checklist bij, en voorbeelden van brieven en mails. In alles staat huisregel nummer één centraal: ‘schrijf je tekst voor je lezer’.

Verplaats je in je doelgroep en wat die wil lezen. Zet hun uitdagingen centraal. Vandaar deze tip uit Twente: “Het is beter ‘u’ te gebruiken in plaats van ‘wij’ of ‘ik’, want daarmee zet je jezelf centraal.”

De schrijfwijzer van Oss heet Klare taal(!). Die gaat nog een stap verder in doelgroepgericht schrijven. Zo wil deze gemeente geen uitdrukkingen zien, omdat niet iedere inwoner die begrijpt: “Zeg gewoon wat je bedoelt. Schrijf ook niet ‘mijns inziens’ maar ‘volgens mij’.”

Oss adviseert om dezelfde reden om buitenlandse termen te vermijden Begrijpelijk, maar schrijf je voor IT-specialisten, dan kom je geloofwaardiger over als je cloud laat staan. Enschede stelt dat je jargon mag gebruiken, “maar alleen voor vakgenoten.”

Geen verwarring meer over taalkwesties

Afspraken in schrijfwijzers gaan meestal ook over leesbaarheid. Actief schrijven en korte zinnen gebruiken, voorkomt dat lezers afhaken. Ook taalkwesties komen erin aan de orde, zoals het gebruik van een puntkomma, streepjes en spaties. Bij twijfel kun je altijd op de schrijfwijzer terugvallen.

Een schrijfwijzer kan ook iets zeggen over structuur, hoe je het liefst een boodschap verpakt ziet: bijvoorbeeld met een vriendelijke aanhef en een service- of actiegerichte afsluiting.

Belangrijke bouwsteen voor een gedegen aanpak

Effectieve marketing is gebaseerd op een strategie en een schrijfwijzer hoort daarbij. Deze vier stappen helpen je bij het vormgeven van je visuele en tekstuele communicatie:

1. Stel vast waar jouw organisatie of merk voor staat. Welke uitdaging los jij op voor je doelgroep?
2. Creëer je eigen visuele merktaal met huiskleuren, een logo en een vast lettertype.
3. Bepaal je tone of voice: communiceer je formeel of informeel, serieus of met humor?
4. Gebruik technologie: veel merken hebben een eigen, herkenbare app. Die versterkt de band met de doelgroep, als je waarde biedt. De IKEA-app bijvoorbeeld, is om mee te shoppen en biedt ook inspirerende content.

Punt één zie je vaak terug in een slogan of belofte. Bij ContentXperience bijvoorbeeld, is dat ‘kwalitatieve content en resultaatgerichte campagnes’. Je visuele taal borg je in een huisstijlhandboek, geschreven taal in een schrijfwijzer. Heb je dit allemaal op orde, dan kun je werken aan punt 5: samenhang aanbrengen tussen alle touch points.

Als iedereen weet waar je merk voor staat, kan iedereen het uitdragen: in mails, brieven, e-books en in berichten op social media of je website. Zo kom je altijd consistent over en nemen je conversiekansen toe.

Wil je meer weten of kun je hulp gebruiken? Neem dan contact met ons op.