Thuiswerken: met deze tools en richtlijnen bereik je de hoogste productiviteit

Thuiswerken, het kent zo zijn voordelen. Denk aan een betere concentratie, tijdbesparing en een hogere motivatie. Zo melden thuiswerkers zich bijvoorbeeld minder snel ziek. In sommige omstandigheden is het voor werknemers niet alleen fijn om thuis te werken, maar zelfs een noodzaak. Zoals dat nu voor veel mensen het geval is.

Vaak ontbreekt het binnen een organisatie aan het juiste beleid of de juiste middelen om daadwerkelijk invulling te geven aan thuiswerken. Er is meestal geen urgentie om thuis te werken, wat de implementatie van behulpzame tools alleen maar vertraagt.

Is jouw bedrijf wel ingesteld op de mogelijkheid voor werknemers om thuis te werken? En wat als álle werknemers thuiswerken – lopen de werkzaamheden dan nog in het normale tempo door of ontstaat er een probleem? In deze blog bespreken we de benodigde tools om thuis nét zo productief (of productiever) te zijn als op kantoor.

1. Goede hardware: van laptop tot headset

In 2019 steeg het laptopgebruik percentueel gezien voor het eerst uit boven het gebruik van de desktop. Dit maakt de laptop de populairste computer in het Nederlandse bedrijfsleven. En met goede redenen. Een laptop biedt niet alleen flexibiliteit op de werkvloer zelf – je neemt hem bijvoorbeeld eenvoudig mee naar een ruimte die op dat moment geschikt is voor een video-call – maar faciliteert ook thuiswerken. Je klapt de laptop dicht, klapt hem thuis weer open en alles gaat op dezelfde manier weer verder.

Een laptop is met name handig wanneer je veel moet typen. Maar bestaat het werk juist meer uit creatieve ideeën? Dan is een tablet wellicht een uitkomst. Ideaal voor het uitwerken van concepten. Of moet je juist veel bellen? Dan is een goede headset geen overbodige luxe.

2. Toegang tot bedrijfsnetwerk

Een goede manier om vanuit huis (of vanuit een andere locatie) in te loggen op het bedrijfsnetwerk, is vanuit een VPN (Virtual Private Network). Een VPN faciliteert een verbinding vanuit jouw thuiscomputer of laptop met het bedrijfsnetwerk. Zo gaat al jouw internetverkeer door een versleutelde virtuele tunnel.

Dit kan op de laptop van de organisatie zelf, maar ook op een privélaptop. Hierdoor is het mogelijk voor de thuiswerker om veilig toegang te verkrijgen tot alle bedrijfsbestanden, -printers en -applicaties. Raadpleeg een IT-serviceprovider om ervoor te zorgen dat een VPN-verbinding secuur wordt geïmplementeerd binnen je organisatie.

3. Videobellen

Huidige technologieën bieden voldoende mogelijkheden om het thuiswerken te optimaliseren. Technologieën waar ContentXperience ook volop gebruik van maakt. Zo realiseren wij in deze tijden nog eenvoudig met twintig man personeel een dagelijkse dagstart met behulp van Cisco Webex, inclusief geluid, video- en chatmogelijkheden. Ook als de lijnen drukbezet zijn.

Videobellen is dan ook een van de belangrijkste benodigdheden in het faciliteren van een productieve thuiswerkplek. Met behulp van een video-call zet je fysieke afspraken eenvoudig om naar een virtuele afspraak. Dat kan bijvoorbeeld via FaceTime (enkel beschikbaar voor Apple-apparaten), Zoom, Skype, Google Hangouts Meet, Microsoft Teams, WhatsApp, Slack of Cisco Webex.

Tip: Diverse grote aanbieders van videoconferentie-tools hebben op dit moment speciale acties. Het gaat hier om partijen als Cisco, Google, Microsoft en Zoom die software voor thuiswerkers en mobiele werknemers aanbieden.

4. Chatmogelijkheden

Communicatiehulpmiddelen zoals Slack zijn ook perfecte tools om snel te kunnen blijven schakelen met je collega’s via chatberichten. Slack is een platform waarmee je kunt chatten en online bellen met leden van een besloten groep. Bijvoorbeeld al je collega’s, of medewerkers van een bepaalde afdeling. Ook Microsoft Teams en Cisco Webex Teams zijn hiervoor uitstekende hulpmiddelen, met uitgebreide functionaliteiten die samenwerken op afstand faciliteren.

Onderzoek wijst uit dat met behulp van een dergelijk chatprogramma interne e-mails met 50 procent verminderen, face-to-face afspraken met 25 procent verminderen en 80 procent van de werknemers meer transparantie vindt binnen het team.

5. Interne communicatie

Tot slot is het natuurlijk belangrijk om medewerkers door interne communicatie goed op de hoogte te stellen van de mogelijkheden en de gekozen richtlijnen rondom thuiswerken. Deze interne communicatie kan op een laagdrempelige manier.

Gebruik bijvoorbeeld een uitleganimatie, een (persoonlijke) video, een infographic of een geschreven handleiding om de besluiten en regelingen stap voor stap uit te leggen. Vooral wanneer er ingewikkelde technologie bij komt kijken, is het handig om een dergelijke vorm van voorlichting organisatie-breed in te zetten.

Ervaringen? Reageer

Ervaring met thuiswerken? Laat een reactie achter via info@contentxperience.nl. We horen graag jouw tips en tricks!

Ook staat ContentXperience graag voor je klaar om jou in deze tijden snel te voorzien van een contentstuk dat je kan helpen bij de interne communicatie. Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.